EASY Doküman Yönetim Sistemi

Bugünün bilgi toplumunda, verilerin ve dokümanların ofislerdeki inanılmaz şekilde artışı; dökümanları yönetmek ve arşivlemek hem çok zamana, hem de yüksek maliyetlere yol açmaktadır.
EASY Doküman Yönetim Sistemi (DMS), iş yükünüzü ve maliyetlerinizi gözle görülür şekilde azaltarak kurumunuza büyük faydalar sağlar, işletme giderlerinizi azaltır ve üretkenliğinizi artırır.

EASY SOFTWARE, 1990'dan beri, doküman ve içerik yönetiminde olduğu kadar, elektronik doküman ve veri arşivleme üzerine yeni çözümler geliştirmektedir.
EASY ENTERPRISE ürün paketimiz, Almanya'da Pazar lideri* olmamızı sağladı.
EASY ENTERPRISE, dünya genelinde 12000 kuruluşta başarıyla kullanılmaktadır.
Bu yüzden "We save time" sloganımız olmuştur. Doğruluk.
EASY SOFTWARE her türlü veriyi arşivlemektedir.
EASY Doküman akışını, revizyon kontrollü olarak uzun süreli arşivleyerek, bilgi ve içerik kullanımına imkan verir.
EASY Doküman Yönetim Sistemi ile, doküman aramak için harcanan zamanı, bilgi karışıklığı nedeniyle kaybedilen zamanı geri kazanacaksınız!
İşin doğası gereği her ölçekteki şirket, organizasyon ve iş, zamanında ve doğru kararlar alabilmek, müşterilere iyi servis verebilmek, iç ve dış iletişimi kuvvetlendirmek ve böylece gerçek bir rekabet ortamı hazırlayabilmek için bilgiye zamanında ve etkin bir şekilde ulaşabilme yeterliliğine gereksinim duymaktadır.
Dokümanların ve bilgilerin bazen yıllarca saklanmasındaki yasal zorunluluklarla birlikte, bu evrak ve bilgilerin özellikle günümüzdeki en küçük bir işletmenin doküman akışı dahi göz önünde bulundurulduğunda, kağıda dayalı, dosyalama çözümü yeterli olmamaktadır.
Endişe etmemiz gereken sadece kağıt kopyalar değildir. Şirketinizde kendi yollarında uçuşan on binlerce elektronik doküman ne olacak?
Doğru dökümanları – mektuplar, sunumlar, teknik diyagramlar, kontratlar, pazarlama yardımcı evrakları bulmak, aynı şekilde kağıt yığınları arasında zorlu bir araştırma gerektirmektedir.
EASY, lokal ve network araştırmalarındaki kağıt yığınlarının arasında kaybolma zorunluluğunu ortadan kaldırarak hızlı arama ve geri kazanım sağlamaktadır.
Indeks bilgisine veya tam metin aramasına dayalı arama sonucunda bulunan uygun belgeler listesi kullanıcıya sunulur ve daha sonra istendiğinde bu dökümanlar e-mail veya fax olarak, elektronik notlar eklenerek veya sadece dökümandaki istenen bölümlerin diğer döküman içeriğine eklenmesi şeklinde kullanılabilmektedir.

EASY üzerinden uzun süreli revizyon güvenliği, uzmanlar tarafından onaylanmış ve sertifikalandırılmıştır. Arşive alınmış dökümanlar üzerinde herhangi bir değişiklik veya manipülasyon imkansız hale gelir.
EASY ENTERPRISE, uzun-süreli arşivleme için uygun olan, özellikli WORM teknolojisi ile, çeşitli veri türlerini desteklemektedir. İlave modüller kullanarak, EASY ENTERPRISE Alman Federal Denetleme yazılımı IDEA ve Mali Kanunname ile uyumlu olarak ERP sistemlerinden veri alabilmektedir.
EASY, tüm dökümanlar için uzun süreli revizyon kontrollü arşivleme sağlayan pazar ihtiyaçlarına cevap verebilen, güçlü bir elektronik arşiv sistemidir.

Internet üzerinden işlemlerin yapılması gittikçe çekici hale gelmektedir ancak beraberinde güvenlik kaygılarını da getirmektedir. Bu durum tıpkı ıslak imzalardaki gibi yasal olarak bağlayıcı olan elektronik imzaların yapılandırılması ile sonuçlanmıştır. Bir elektronik dokümanın yasal olarak bağlayıcı olabilmesi için gönderici bunu elektronik olarak imzalamalı. Alıcı ise dokümanı kontrol etmeli, uygun kaydı tutmalı ve ilgili tüm verileri saklamalıdır. Almanya, Türkiye ve Avrupa genelinde uygun kanunlar çoktan dijital imzaları ıslak imzalar ile eş değer sayılmaya başlanmıştır.

Microsoft ve SAP gibi en tanınmış IT şirketleriyle yakın işbirliği içerisindeki EASY SOFTWARE’ın doküman yönetimi çözümleri tüm işletim sistemleri, çevreler ve dosya formatlarıyla uyumludur. Bu da mevcut işletme sistemleriyle tam bir entegrasyon sağlamaktadır. Bu sistemlerle kurulan derin entegrasyon, güvenli ve uygun işletim sağlamaktadır.

EASY, her türde doküman ve veriyi saklayabilir. Entegre veri dosyası görüntüleyicisi sayesinde, bilgisayarınızda karşılayan programlar yüklü olmasa bile grafikler, metinler, tablo programları veya CAD gibi yüzlerce dosya formatını görüntülemeyi mümkün kılar.
EASY, her tür organizasyon genelinde bulk veri arşivler, doküman akışını düzenler ve revizyon kontrollü uzun dönem arşivleme, bilgi ve içerik ulaşılabilirliğini sağlar.

Bir dokümanı bulmak, istediğiniz bilgiye hemen ulaşmak anlamına gelmez. Yüksek boyutlu dokümanların (50-200 sayfa olanları gözünüzde canlandırın), genellikle kullanıcının görüntüleyebilmesi için komple bilgisayara indirilmesi gerekir.
EASY Web istemcisi, aynı zamanda bir Render sunucu içerir. Bu da kullanıcıya, EASY üzerinden tüm dokümanı sayfa sayfa standart tipleri ile görüntüleme imkanı verir. Sadece, gerçekten görüntülenmek istenen sayfalar aktarılır. Standart imaj tipleri veya Microsoft Office dokümanları görüntülenebilir ve ek açıklama notları da eklenebilir. Kullanıcıların bilgisayarlarında orijinal uygulamalar veya görüntüleyicilerin olup olmaması önemli değildir. Network trafiğini ciddi oranda azaltır, ve kullanıcılara, yalnızca istedikleri bilgiyi, görmek istedikleri zaman gösterir.

Ek olarak, mevcut EASY ENTERPRISE.x versiyonuna bazı değişik ve geliştirilmiş özellikler eklenebilir. Örneğin, sistem yönetimi optimize edilebilir; LDAP bağlantı fonksiyonlarını ilave edebilirsiniz. Otomatik tarih formatı tanıması, artık çok daha fazla farklı formatı tanımaktadır. Intrafind Software AG’den entegre edilen arama motoru, kök kelime araması, eşanlamlı kelime araması özellikleri içeriyor. Yeni Plasmon Compliant sürümü, retansiyon periyotlarının kontrolü için yasal yükümlükler uyarınca küçük projeler için bile uygun maliyetler oluşmasını sağlıyor. (Retention Management).

EASY, arşivleme, doküman yönetimi, erişim ihtiyaçlarına esnek yapısı ve güçlü kod geliştirme arayüzü ile cevap verir. Bu sayede rahatlık, fonksiyonellik ve performans sağlar.

Dosya Yöneticisinin dokümanlarınızda çok lisanlı uygun arama yapmasını mümkün kılmak için, isteğe bağlı ek bir modül olarak sunuluyor: Örneğin, kullanıcı İngilizce “apartment” sözcüğünü arıyorsa, diğer dillerdeki dokümanlardaki “wohnung” veya “appartement” gibi eşanlamlılarını buluyor ve görüntülüyor. İlave olarak, bir çok lisanda eş anlamlı sözcükler de araştırılabiliyor.

Diğer bir bileşen çözümü, optik diskleri destekleyen modül paketlerini kapsamakta.
EASY TRANSFER, optik disklerdeki (WORM-MO gibi) geniş arşivleri –güvenli, hızlı ve basit bir şekilde transfer eder ve yönetir.
EASY JUKE-BOX, her boydaki disk değiştiriciyi arşiv sistemine entegre eder. Hızlı çevirimiçi erişim için, veri tamamen veya parçalı olarak EASY ONLINE üzerinden süratli hard disk sistemlerine aktarılır. CORPORATE sunucu, SAP, Lotus Notes ve Microsoft Exchange sunucu çevreleri içerisinde arşivleme yapmayı sağlar ve modüllerin entegre edilmesini mümkün kılar.

EASY CD/DVD query kullanılırken, tüm arşivler ya da seçilen arşiv dokümanları retrieval yazılımıyla birlikte bir CD’ye yazdırılır.
Böylece, satış temsilcilerinin ve şube ofislerin kullanımı için herhangi bir PC veya notebook'da kullanılabilecek kendi kendine çalışan bir arşiv aparatı yaratılmış olur.

EASY CD/DVD query kullanılırken, tüm arşivler ya da seçilen arşiv dokümanları retrieval yazılımıyla birlikte bir CD’ye yazdırılır.
Böylece, satış temsilcilerinin ve şube ofislerin kullanımı için herhangi bir PC veya notebook'da kullanılabilecek kendi kendine çalışan bir arşiv aparatı yaratılmış olur.

EASY, ek sürücü özellikleri ile ölçeklenebilirlik, "high availability", "clustering" ve "load balancing" özelliklerine sahiptir.
EASY DMS/Arşiv sunucusu, Windows, Linux ve diğer UNIX platformlarını destekliyen yapısı ile ve minimum yönetim ihtiyacı olacak şekilde tasarlanmıştır.

EASY, küçük boyutlu hacimlerden en devasa hacimlere kadar yüksek boyutlarda veri arşivleme, doküman yönetimi ve tarama yapabilecek şekilde geliştirilmiştir. Bunları da tamamen güvenilir, tam fonksiyonlu web istemcilerle olduğu kadar, tam uyumlu zenginleştirilmiş özellikleri ile EASYiDOX istemcilerle de eşleştiriyor.
EASY’nin tasarımı gereği, “single-pointof-failure” yoktur. Akıllı sunucu kümeleri sayesinde ve EASY teknolojisi tarafından sağlanan sunucu kombinasyonları ve otomatik hata giderme özelliği (failover) ile maksimumu hizmet verme süresine erişilir.
Örneğin, bir sunucu bakım yapılması nedeniyle kapatılırsa veya bir sunucu donanım veya yazılım problemleri sebebiyle servis dışı kalıyorsa, diğer EASY ENTERPRISE.x sunucuları bu sunucunun görevlerini otomatik olarak devralarak, kullanıcılar herhangi bir kesinti veya servis kaybı yaşamayacaklardır.

*kaynak: VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) Pazar araştırması, 2007